實習單位:上揚消防安全器材有限公司/貿易部
公司代理進口歐、美、日國家等品牌產品,客戶範圍廣,包含公家機關單位(消防署及全台各消防局,台電,中華電信等);私民營企業(醫院學校,中油,台塑,全台各石化工廠及其包商等)。
實習時間:109-2學期
實習地點:高雄市
修課同學:學士班106級馬同學
工作內容:
1. 國外書信往來: 每個人都有自己負責的廠牌,往來內容包含詢價、下訂單、推廣產品等等。
2. 準備投標文件:每年年初至年中是各消防機關最常編列預算購買產品的時候,因此若我們的產品能吻合機關所開出的規格,我們便要開始準備相關投標文件。
3. 製作企劃書/服務建議書:若有需準備的話,需完全參照機關評比要求進行編制內容,因此,務必對自己所負責的產品非常了解,才能將其優勢最大化。
3. 製作企劃書/服務建議書:若有需準備的話,需完全參照機關評比要求進行編制內容,因此,務必對自己所負責的產品非常了解,才能將其優勢最大化。
4. 準備各標案:當案子順利得標後,便要開始著手處理後續。政府機關的案子進口可以辦理免稅函,因為還需消防局還需發文至消防署進行審核,整體處理時程約一個月,因此都會優先處理。接著便是向國外下訂,需要定期詢問原廠交期,以免影響到案子交貨。最後但也是最重要的一環:驗收。
5. 了解產品內容與相關法規:每項產品所通過的法規可能有多於一條,而每條發規的頁數加總起來也很可觀,需花時間、精力多加研讀,這些總總都是經驗的累積。
6. 聯繫貨代與報關行安排進口貨物:公司皆有穩定配合的貨代與報關行。與貨代需時時刻刻保持聯繫關於提貨、安排船期等等。
學習:
1. 磨練商業洽談技巧:
實際參與了三次與國外廠商的視訊會議,雖然是擔任翻譯的角色,過程中還是可以知道老闆的思維,有默默觀察他的切入點以及如何讓事情邏輯化,雖然可能還是只有學到皮毛,但這些都將成為滋養日後的養分。
2. 瞭解國際貿易流程: 詢價、報價、還價、接受報價至下訂訂單,一切種種在日前準備國貿大會考所讀到的知識,一一實現在工作中,乃至進口時會有的大小提單、商業發票、包裝單等等,也是都有於實習時實際接觸,一些在書上讀不懂的在接觸過後都變得明朗,包含材積計算,處理久了公式自然記在腦中。
3. 正航系統:進貨時需編打,使用上不是很方便,但日後在檢查庫存與進貨紀錄時不可或缺。
4. 職場人際關係:公司大致上可分為貿易部、業務部與產品維修保養部,有著形形色色的人,大家有各自的專業,因此可以從他們每個人身上學到不同的東西。
5. 處理事情邏輯:當面對堆積如山的工作時,能漸漸掌握處理順序,並在培養效率。
6. 磨練英文能力:因為這個職位常常需要用到英文,和外國人往來中也能學習英語書信常用寫法。
心得:
時間很快,一眨眼就即將來到實習尾聲。對自己而言,這是一份相當具挑戰性的實習工作。除了工作上繁忙外,最主要在此之前沒有任何長期打工經驗,所以這算是第一次接觸職場。很慶幸這是一個很友善的職場,主管及同事在我遇到困難時都很願意給予協助,雖然在職務上沒有被交接到太多內容,但在摸索中學習,確實成長很快。曾經因為下訂單收到訂單確認後不知道還要再次批准對方才會生產,導致預計出貨期整整晚了兩周,但好在有盡早發現讓後續來得及交貨給客戶。
實習這段時間來,體悟到最深刻的一句話為不要挑事情做。有時一件不起眼的小事情可能會帶給日後可以派得上用場的經歷。雖然日後要走的路不見得與消防產業相關,但在這裡學到很多以後很受用的事情,很慶幸自己有在學期即將開始前順利錄取這份實習,為大學生涯最後一學期劃下完美句點。